Lohn erfassen, Abrechnung erzeugen, Buchung erhalten — in einem Durchgang. AHV/IV/EO, ALV und BVG rechnet SwissWork aus dem Bruttolohn, Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil sauber getrennt. Nichts zu installieren, nichts zu exportieren.
Auf der Abrechnung
Jeder Abzug steht mit seinem Satz auf der Lohnabrechnung — nicht als Sammelposten «Sozialabzüge», sondern einzeln, damit die mitarbeitende Person nachvollziehen kann, wohin das Geld geht.
Alters-, Invaliden- und Erwerbsersatzversicherung. Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil, automatisch aus dem Bruttolohn.
Arbeitslosenversicherung, ebenfalls beidseitig und automatisch berechnet.
Berufliche Vorsorge, Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil. Wird für Mitarbeitende zwischen 25 und 65 gerechnet.
Nichtberufsunfall: eigene Zeile mit dem hinterlegten Satz der mitarbeitenden Person.
Krankentaggeld. Erscheint, wenn es im Mitarbeiterprofil aktiviert ist, mit dem dort hinterlegten Satz.
Erscheint als eigene Zeile, sobald für den Monat ein Betrag einbehalten wird.
Die Sätze stehen pro Person im Mitarbeiterprofil und lassen sich dort überschreiben — für AHV/IV/EO, ALV, BVG, UVG NBU und KTG. Automatisch aus dem Bruttolohn gerechnet werden AHV/IV/EO, ALV und BVG; Bonus und Gratifikation zählen dabei zum beitragspflichtigen Lohn.
Die Lohnabrechnung wird auf dem Server als PDF erzeugt — A4, mit Firmenlogo und der IBAN, auf die ausbezahlt wird. Aus demselben Datensatz entstehen zwei Kopien, und sie können sich deshalb nicht widersprechen.
Kopie für die mitarbeitende Person
Bruttolohn, Abzüge mit Satz, Spesen und Nettolohn. Die Arbeitgeberbeiträge sind nicht ausgeblendet, sondern gar nicht erst im PDF enthalten — sie sind nicht ihre Sache und erzeugen auf ihrer Abrechnung nur Rückfragen.
Kopie für die Firma
Dieselbe Abrechnung, zusätzlich mit den Arbeitgeberbeiträgen und den Gesamtkosten des Monats: Bruttolohn plus Arbeitgeberanteile plus Spesen. Das ist der Betrag, der die Kasse wirklich verlässt.
Jede Kopie deklariert oben, welche der beiden sie ist — damit nicht versehentlich die falsche im Couvert landet.
Effektive Spesen gehören nicht in die Bemessungsgrundlage von AHV/IV/EO, ALV, BVG, UVG und Quellensteuer. SwissWork behandelt sie deshalb als eigenen Block: sie erhöhen den ausbezahlten Betrag, aber nie die Abzüge.
Fahrt- und Reisespesen des Monats.
Verpflegungsentschädigung, etwa Mittagessen auswärts.
Alles Weitere, was Sie der Person zurückerstatten.
Die Buchung entsteht zusammen mit der Abrechnung — kein Export, kein Nachtippen im Buchhaltungsprogramm — und bleibt mit ihr synchron: ändert sich ein Betrag, wird die Buchung neu erzeugt statt verdoppelt; wird die Abrechnung gelöscht, verschwindet auch die Buchung.
Die Jahresansicht rechnet die freigegebenen Abrechnungen eines Jahres pro Mitarbeitendem zusammen und sagt Ihnen vorher, wo noch Daten fehlen — statt dass Sie es beim Einreichen merken.
Zur Klarstellung: SwissWork ist nicht Swissdec-zertifiziert und übermittelt nichts direkt an den Swissdec-Verteiler.
Für Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung schlägt SwissWork einen Tarifcode und einen Richtsatz vor; als Referenz sind Tarifstufen für Tessin, Zürich und Genf hinterlegt. Diese Werte sind indikativ und ersetzen die offiziellen ESTV-Tabellen nicht — prüfen Sie sie vor der Abrechnung. Der Betrag, den Sie tatsächlich einbehalten, erscheint auf der Lohnabrechnung und landet auf dem Konto «Quellensteuer geschuldet».
Die operative Datenbank steht in einem Rechenzentrum in Zürich. Beträge durchgehend in Schweizer Franken, in Schweizer Schreibweise.
Optional erzeugt SwissWork die Abrechnungen an einem festen Tag des Monats als Entwurf. Wer bereits eine Abrechnung für die Periode hat, wird übersprungen — der Lauf lässt sich also gefahrlos wiederholen.
Jede Abrechnung durchläuft die Stufen Entwurf, Freigabe und Versand. Ändern oder löschen lässt sich nur ein Entwurf — was freigegeben ist, bleibt nachvollziehbar.
Nein — nicht als verbindliche Berechnung. SwissWork hat einen Assistenten, der pro Mitarbeitendem einen Tarifcode und einen Richtsatz vorschlägt; als Referenz sind Tarifstufen für Tessin, Zürich und Genf hinterlegt. Diese Werte sind ausdrücklich indikativ und ersetzen die offiziellen ESTV-Tabellen nicht. Der Betrag, den Sie tatsächlich einbehalten, erscheint auf der Lohnabrechnung und wird auf das Konto «Quellensteuer geschuldet» gebucht.
Nein. SwissWork ist nicht Swissdec-zertifiziert und übermittelt nichts direkt an den Swissdec-Verteiler. Was die Jahresansicht liefert, ist der Lohnausweis als PDF pro Mitarbeitendem sowie eine Vorprüfung der Stammdaten, damit am Jahresende nichts fehlt.
Nein. Es gibt zwei Kopien derselben Abrechnung. Auf der Mitarbeiterkopie sind die Arbeitgeberbeiträge und die Arbeitgeberkosten nicht ausgeblendet, sondern gar nicht erst im Dokument enthalten. Jede Kopie ist oben angeschrieben, damit nicht versehentlich die falsche herausgeht.
Nein. Effektive Spesen sind kein Lohn: sie gehören nicht in die Bemessungsgrundlage von AHV/IV/EO, ALV, BVG, UVG und Quellensteuer. SwissWork führt sie in einem eigenen Block der Lohnabrechnung, addiert sie zum ausbezahlten Betrag und druckt den Hinweis auf AHVG Art. 5 und AHVV Art. 9 auf das Dokument.
Die monatliche Lohnabrechnung wird auf Italienisch ausgegeben. Der Lohnausweis am Jahresende gibt es auf Deutsch, Französisch und Italienisch — Sie wählen die Sprache beim Erzeugen des PDF.
Die operative Datenbank von SwissWork steht in einem Rechenzentrum in Zürich. Alle Beträge sind in Schweizer Franken.
Mitarbeitende erfassen, Lohn eintragen, Abrechnung erzeugen — die Buchung entsteht mit.